Privacy Policy

Ａｉｎａ合同会社 (Aina LLC.) is a company registered in Tokyo, Japan, at 5-16-3 Kameido, Koto-ku, Tokyo 136-0071. Our corporate number is 4010603005837.

We operate SENTINEL, an on-premise detection and alerting system for buildings, and Umedaya, a restaurant in Tokyo. In this policy, “we” and “us” mean Ａｉｎａ合同会社.

For anything relating to this policy, contact us at contact@ainadevelop.com. We have appointed an internal contact responsible for data protection questions, and messages sent to this address reach them.

Our responsibilities differ depending on the situation, and it is worth being clear about which applies.

Where we decide

For our own website, our enquiry correspondence, and our restaurant, we decide what information is collected and why. This policy describes those decisions.

Where our customer decides

For a SENTINEL system installed at a building, the building's management — the management corporation, joint management body, or managing agent — decides what is monitored, who may access it, and how long recordings are kept. In that arrangement they act as the data controller and we act as the data processor, handling information only on their documented instructions. If you are a resident, visitor or worker at such a building and have a question about the system there, the building's management is the right first point of contact, and we will support them in answering it.

SENTINEL analyses camera feeds to detect that a person is present in an area the building's management has designated. The following describes how it is built.

• No facial recognition, and no identification of individuals. The system produces a marker indicating that a person has been detected. It is not built with, and does not run, any face-matching, biometric or identity-matching capability. It holds no register of residents or staff.
• Video stays at the site. Camera feeds, recordings and still images are processed and stored on a device installed inside the customer's building. They are not uploaded to us, to a cloud service, or to any third party.
• Recordings are overwritten automatically. The retention period is set by the building's management, after which recordings are deleted by the system without further action.
• Access is restricted and logged. Only individuals authorised by the building's management can view the event log or the recordings held on the device. Our own access, where needed for maintenance, is exercised on the customer's instruction and is recorded.
• What reaches us. System health information and aggregate counts, such as how many alerts were triggered in a zone during a period. These do not identify anyone.

When a detection rule is triggered, SENTINEL sends a text message to the people the building's management has nominated to receive alerts — typically guardhouse staff, a building executive and a property manager.

• The message contains text only: the zone, the time and the type of event. No image or video is attached or transmitted.
• What we hold about a recipient: their telephone number, the name their organisation gave for them, and a record of which alerts were sent and delivered.
• Recipients are nominated by the building's management and can be removed at any time by asking them, or by writing to us at the address above.

Our website does not use advertising or tracking cookies. Our hosting provider records standard technical information, such as IP address and browser type, in order to serve pages and protect the site from abuse.

If you write to us, we keep your message and contact details so that we can reply and maintain a record of the correspondence. We do not add enquirers to a marketing list.

At Umedaya we handle reservation details — name, contact number, party size and any dietary requirements you tell us — for the purpose of holding and serving your booking. Payment is processed by our payment providers; we do not store card numbers.

We do not sell personal information, and we do not share it for advertising. We use a small number of service providers who handle information on our behalf, in these categories:

• Message delivery (the WhatsApp Business Platform, described above)
• Website hosting and email
• Payment processing, for the restaurant
• Accounting and administration

We may also disclose information where we are required to do so by law or by a valid order from a public authority.

Recordings held on a device at a customer's site are encrypted at rest. Remote maintenance access runs over an encrypted private connection, with no ports exposed to the public internet. Accounts are individually named, and access is removed when a person's role ends.

If we become aware of a security breach affecting information from a customer's building, we notify that customer's nominated contact promptly. Our internal target is within 24 hours of confirming the breach, so that they are positioned to act on it.

• Recordings at a customer site: for the period the building's management has set, then overwritten automatically.
• Alert records and recipient details: for the duration of the service agreement, then deleted, unless a longer period is agreed in writing.
• Correspondence and business records: for as long as needed for the relationship, and for any period we are required to keep records for tax and accounting.

When a service agreement ends, the device is removed from the site and any recordings held on it are destroyed. We confirm this to the customer in writing.

You can ask us what information we hold about you, ask us to correct it, ask us to stop sending you alerts, or ask us to delete information where we are able to. Write to contact@ainadevelop.com.

Where the request concerns a SENTINEL system at a building, we will pass it to that building's management, since they decide how the system there is used, and we will assist them in responding.

Our services are provided to businesses and building managers. We do not knowingly collect information from children, and SENTINEL does not identify any individual, adult or child.

We update this policy as our services develop, and the date at the top shows when it last changed. Material changes are notified to customers directly.

Ａｉｎａ合同会社 (Aina LLC.)
5-16-3 Kameido, Koto-ku, Tokyo 136-0071, Japan
+81 90 6144 8263
contact@ainadevelop.com

Ａｉｎａ合同会社（英文表記 Aina LLC.、法人番号 4010603005837）は、東京都江東区亀戸五丁目16番3号に本店を置く法人です。

当社は、建物向けの検知・通知システム「SENTINEL」および飲食店「梅田屋」を運営しています。本ポリシーにおける「当社」は Ａｉｎａ合同会社 を指します。

本ポリシーに関するお問い合わせは contact@ainadevelop.com までお願いします。個人情報の取扱いに関する社内の責任者を定めており、当該アドレス宛のご連絡は責任者に届きます。

場面によって当社の責任範囲が異なるため、はじめに整理します。

当社が決定する場合

当社ウェブサイト、お問い合わせ対応、飲食店の運営については、どの情報を何のために取得するかを当社が決定します。本ポリシーはその内容を説明するものです。

お客様が決定する場合

建物に設置された SENTINEL については、何を監視するか、誰が閲覧できるか、記録をどれだけ保持するかを、当該建物の管理主体（管理組合・管理会社等）が決定します。この関係において、管理主体が data controller、当社が data processor として、管理主体の文書による指示の範囲内でのみ情報を取り扱います。当該建物の居住者・来訪者・就業者の方からのご質問は、まず建物の管理主体にお問い合わせください。当社は管理主体の回答を支援します。

SENTINEL は、建物の管理主体が指定した区域に人が存在することを、カメラ映像の解析によって検知します。システムの設計は以下のとおりです。

• 顔識別および個人の特定は行いません。検知結果は「人を検知した」ことを示す標識にとどまります。顔照合・生体情報・本人特定のいずれの機能も実装していません。居住者や従業員の名簿も保持しません。
• 映像は現場から出ません。カメラ映像・録画・静止画は、お客様の建物内に設置した機器で処理・保存されます。当社、クラウドサービス、第三者のいずれにも送信されません。
• 録画は自動的に上書きされます。保持期間は建物の管理主体が設定し、期間経過後はシステムが自動的に削除します。
• 閲覧は制限され、記録されます。事象ログおよび録画を閲覧できるのは、管理主体が許可した個人に限られます。保守のための当社のアクセスも、お客様の指示に基づき実施し、記録を残します。
• 当社に届く情報。機器の稼働状態と、一定期間内の区域別アラート件数などの集計値です。これらから個人が特定されることはありません。

検知ルールが作動すると、SENTINEL は建物の管理主体が指名した受信者（警備担当者、建物責任者、管理会社担当者等）へテキストメッセージを送信します。

• メッセージはテキストのみです。区域・時刻・事象種別を記載します。画像および映像は添付も送信もされません。
• 受信者について当社が保持する情報。電話番号、所属組織から提供された氏名、および送信・到達の記録です。
• 受信者の登録は管理主体が行います。解除は管理主体へのご依頼、または上記アドレスへのご連絡によりいつでも可能です。

当社ウェブサイトは広告・追跡目的の Cookie を使用していません。ホスティング事業者が、ページの配信および不正利用の防止のために、IPアドレスやブラウザ種別といった標準的な技術情報を記録します。

お問い合わせをいただいた場合、返信および対応記録の保持のために、内容と連絡先を保管します。お問い合わせを営業目的のリストに追加することはありません。

梅田屋では、ご予約の保持と提供のために、お名前・ご連絡先・人数・アレルギー等のご申告内容をお預かりします。決済は決済事業者が処理し、当社がカード番号を保存することはありません。

当社は個人情報を販売しません。広告目的で提供することもありません。当社の業務のために情報を取り扱う委託先は、以下の区分に限られます。

• メッセージ配信（前述の WhatsApp Business Platform）
• ウェブサイトのホスティングおよび電子メール
• 飲食店の決済処理
• 会計および事務

このほか、法令に基づく場合、または公的機関からの正当な要請がある場合には、情報を開示することがあります。

お客様の現場に設置した機器内の録画は暗号化して保存します。保守のための遠隔接続は暗号化された専用経路で行い、インターネットに公開されるポートは設けません。アカウントは個人単位で発行し、担当を離れた時点で権限を削除します。

お客様の建物に関わる情報について安全上の侵害を認識した場合、当社は速やかに当該お客様の指定連絡先へ通知します。社内の目標は、侵害を確認してから24時間以内です。

• 現場の録画：建物の管理主体が設定した期間。経過後は自動的に上書きされます。
• アラート記録および受信者情報：サービス契約の期間中。終了後に削除します（書面で別途合意した場合を除きます）。
• 連絡記録および業務記録：お取引に必要な期間、および税務・会計上保存が求められる期間。

サービス契約が終了した場合、機器を撤去し、機器内の録画を破棄します。その旨をお客様に書面でご報告します。

当社が保有するご自身の情報の開示、訂正、アラート送信の停止、および当社が対応可能な範囲での削除をご請求いただけます。contact@ainadevelop.com までご連絡ください。

建物に設置された SENTINEL に関するご請求については、当該システムの運用を決定する立場にある建物の管理主体へお取り次ぎし、当社は管理主体の対応を支援します。

当社のサービスは事業者および建物管理者向けに提供しています。お子様から情報を取得することを意図しておらず、SENTINEL は成人・お子様を問わず個人を特定しません。

サービスの変更に応じて本ポリシーを更新し、最終更新日を冒頭に表示します。重要な変更はお客様へ個別にご案内します。

Ａｉｎａ合同会社
〒136-0071 東京都江東区亀戸五丁目16番3号
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